iPres 2018 Preliminary Call for Contributions

iPRES 2018 BOSTON - Where Art and Science Meet - The Art In the Science & The Science In the Art of Digital Preservation - will be co-hosted by MIT Libraries and Harvard Library on September 24-27, 2018. Help us celebrate the first 15 Years of iPRES, the premier international conference on the preservation and long-term management of digital materials. 

The conference series intends to draw in a broad array of practitioners and researchers to share what people have learned about mediating risks to digital preservation. In addition to paper presentations that focus on novel applications and experiences from the field, the conference offers rapid-fire poster presentations, hands-on workshops, and insightful tutorials on putting digital preservation theories into practice.


This preliminary call for contributions seeks  abstracts for papers that tell stories about bridging knowledge gaps in teams, implementing technologies, and overcoming barriers towards proper digital stewarding of digital items, assets, works and collections. Be creative. Be inspiring. Be inclusive. The theme of the call - where art and science meet - aims to broaden the variety of voices and approaches that fall under the nomenclature of digital preservation. In keeping with the theme, the program committee will embrace creative proposals that demonstrate how research and theory directly impact and influence practice at all levels. 

Important Dates

  • Paper abstracts due February 15, 2018
  • Detailed submission information and instructions will be available in January 2018
  • Accepted abstracts will be invited to submit papers by March 15
  • Final papers for accepted abstracts will be due May 15
  • All other submissions due in April 2018


We invite original contributions that show the progress your organization has made in digital preservation -- describing practice- and theory-informed approaches to scientific models, daily practice, and creative solutions. We especially encourage collaborations with producers and people outside of the cultural heritage sector.


Contributions will address the overall conference theme and anniversary and/or cover exploration and activities related to but not limited to the following topics: 

  • Mapping out sustainable digital preservation approaches and communities
    • As the digital environment expands in complexity, where are the boundaries of our efforts? How much can we reasonably capture, maintain according to accepted standards, and scale up?
    • What business and economic models can facilitate digital preservation feasibility?
    • Which frameworks can be most successful across institutional and national boundaries? How can such success be documented and/or measured?
    • How have you implemented digital preservation strategies? How will you maintain them?
    • How have you handled tiered digital preservation requirements; ie. specificity needed for some items versus large-scale ingest and processing?
  • Technological infrastructure
    • What’s new in digital preservation storage? 
    • How do we sustain open technologies for digital preservation?
    • What are the environmental and systemic implications of what we have prioritized for long-term storage?
    • How do we successfully work on technology upkeep and maintenance across teams and shared services?
    • What technological gaps need further community or market development?
    • How do we best use diverse, overlapping technologies together to achieve the entirety of our digital preservation requirements?
  • Taking stock of lessons learned within and across domains
    • What impact does implementing digital preservation have on the broader institution, the community, and/or the nation?
    • What approaches have non-cultural heritage domains taken to preserve their legacies in a variety of media?
    • How can we connect Research Data Management and Open Access efforts to digital preservation programs?
    • What are some Digital Preservation failures that led to new insights and approaches?
    • How can we successfully preserve private and confidential material for the long term?
  • Collaboration and capacity-building
    • What does the digital preservation curriculum need to include to prepare future stewards? 
    • How do we best collaborate on certifying solutions &/or peer review systems, training, and technology?
    • How can we make digital preservation more inclusive of community-based collections, grassroots efforts and the records of people of color?
    • How do we raise awareness and build digital preservation capacity for content producers, creators, researchers, students, or private individuals?
    • How can we successfully translate the wealth of digital preservation literature and theory to accomplish information needs for both our own and neighbouring domains?
    • How do we keep up to speed with technology monitoring and bleeding-edge changes?
    • How do we overcome language and cultural gaps and build digital preservation awareness in both Western and non-Western hemispheres? How can we build bridges so that knowledge and practices can be shared while being mindful of differences in institutional, technological and cultural contexts?

Paper Submissions

Please note that submissions for iPRES 2018 papers will differ from prior years. Your extended abstracts for short and full papers will be due February 15. Your abstract should be not more than 500 words for long papers, and not more than 250 for short papers. In addition to the text of your abstract, your submission should include: name(s) of presenter(s), brief (under 100 word) biographies, title, and conference theme(s) you are addressing. Instructions for submitting your abstract in EasyChair will be available in January, in plenty of time for the February 15 deadline.

All abstracts for papers will receive an initial peer review by at least 3 reviewers. Submitters of accepted abstracts will be invited to prepare and submit their papers for a final round of peer review. We invite abstracts for two kinds of papers:

  • Full paper submissions (8 to 10 pages) must be novel, reporting on previously unpublished work.
  • Short paper submissions (3 to 5 pages) focusing on new challenges and work in progress. All contributions must report on novel efforts.

Accepted abstracts will be invited to submit papers by March 15

Final papers for accepted abstracts will be due May 15.

Other Submission Types

All other submissions will be due April 15 and more detailed information about submitting will be available in January 2018, including detailed instructions and a template for each category:

  • Posters and Demonstrations*
  • Panel sessions*
  • Workshops and Tutorials*
  • Lightning talk sessions*
  • Digital Preservation Games and Original Graphics

*These submissions will be peer reviewed. 

Note: All accepted presenters must register for the conference. 

Proceedings and Awards

Submissions that are accepted for inclusion in the conference will appear in the iPRES 2018 proceedings (in digital form). The proceedings will include:

  • Full text of the full papers and short papers
  • Descriptions of the posters, workshops, tutorials, panels, and games
  • Slides and poster images

After the review notifications, authors of the accepted papers will have an opportunity to edit their submissions for the final proceedings.


iPres 2018 will recognize these outstanding contributions during a ceremony on Wednesday afternoon:

  • Best paper, full or short 
  • Best poster
  • Best graphic (most compelling, informative, eye-catching)
  • Most popular game
  • Outstanding Service (recognizing a person or project for longevity,  for being a maintainer, or for a digital preservation contribution that has had an impact)

iPRES 2018 Convocatoria para contribuciones

iPRES 2018 BOSTON - “Donde el arte y la ciencia se encuentran: el arte en la ciencia y la ciencia en el arte de la preservación digital”, organizada por las Bibliotecas del MIT y la Biblioteca de Harvard del 24 al 27 de septiembre de 2018. Celebremos juntos los primeros 15 años de iPRES, la principal conferencia internacional sobre preservación y gestión de materiales digitales a largo plazo.

Este evento tiene como objetivo atraer a una amplia variedad de profesionales e investigadores para compartir lo que se ha aprendido sobre la administración de riesgos para la preservación digital. A través de presentaciones orales sobre innovación y experiencias en el campo, así como presentaciones breves de posters, talleres y tutoriales  enfocados a la aplicación práctica de las teorías de la preservación digital.


Se convoca a la presentación de resúmenes que aborden historias sobre la reducción de deficiencias en el conocimiento de equipos, la implementación de tecnologías y la superación de barreras hacia el correcto manejo de objetos digitales, bienes, obras y colecciones. Sea creativo. Sea inspirador. Sea inclusivo.


El tema de la convocatoria, Donde el arte y la ciencia se encuentran, tiene como objetivo ampliar la variedad de voces y enfoques que entran dentro de la nomenclatura de la preservación digital. De acuerdo con el tema, el comité del programa adoptará propuestas creativas que demuestren cómo la investigación y la teoría impactan e influyen directamente en la práctica en todos los niveles. 

Fechas importantes

  • Fecha límite para la recepción de resúmenes para presentaciones orales es el 15 de febrero de 2018 
  • La información detallada e instrucciones sobre el envío de trabajos en extenso estarán disponibles en enero de 2018
  • Los resúmenes aceptados para enviar su trabajo en extenso  serán notificados el  15 de marzo
  • Fecha límite para la recepción trabajos en extenso es el 15 de mayo 2018
  • Todas las demás presentaciones deben presentarse en abril de 2018
  • Los resúmenes aceptados serán invitados a enviar sus trabajos en extenso antes del 15 de marzo  


iPress invita a la presentación de  contribuciones originales que muestren el progreso que su organización ha realizado en la preservación digital - describiendo los enfoques basados ​​en la práctica y la teoría de los modelos científicos-, la práctica diaria y las soluciones creativas. Las colaboraciones de productores y personas ajenas al sector del patrimonio cultural, son especialmente bienvenidas.

Las contribuciones abordarán el tema general de la conferencia y su aniversario, así como la exploración y  actividades relacionadas pero no limitadas a los siguientes temas:

  • Mapeo de comunidades y enfoques de preservación digital sostenible 
    • A medida que el entorno digital se expande en complejidad, ¿dónde están los límites de nuestros esfuerzos? ¿Cuánto podemos capturar razonablemente, mantener de acuerdo con los estándares aceptados y ampliar?
    • ¿Qué modelos comerciales y económicos pueden facilitar la viabilidad de preservación digital?
    • ¿Qué marcos pueden ser más exitosos a través de las fronteras institucionales y nacionales? ¿Cómo se puede documentar y / o medir tal éxito?
    • ¿Cómo has implementado estrategias de preservación digital? ¿Cómo los mantendrás?
    • ¿Cómo manejo los requisitos de preservación digital por niveles? Por ejemplo, requerimientos específicos de ciertos objetos digitales frente a la ingesta y el procesamiento a gran escala.
  • Infraestructura tecnológica 
    • ¿Cuáles son las innovaciones relacionadas con el almacenamiento en el ámbito de la preservación digital?
    • ¿Cómo mantener sostenibles las tecnologías abiertas en la preservación digital?
    • ¿Cuáles son las implicaciones ambientales y sistémicas de lo que hemos priorizado para el almacenamiento a largo plazo?
    • ¿Cómo trabajamos con éxito en el mantenimiento y mantenimiento de tecnología en equipos y servicios compartidos?
    • ¿Qué brechas tecnológicas necesitan un mayor desarrollo comunitario o de mercado?
    • ¿Cuál es la mejor manera de utilizar tecnologías diversas y superpuestas para lograr la totalidad de nuestros requisitos de preservación digital?
  • Hacer un balance de las lecciones aprendidas dentro y entre campos
    • ¿Qué impacto tiene la implementación de la preservación digital en la institución en general, la comunidad y / o la nación?
    • ¿Qué enfoques tienen los sectores -fuera del ámbito del patrimonio cultural-  para preservar su legado en una variedad de medios?
    • ¿Cómo podemos conectar los esfuerzos de Research Data Management y Open Access con los programas de preservación digital?
    • ¿Cuáles son algunos de los fallos de preservación digital que condujeron a nuevas ideas y enfoques?
    • ¿Cómo podemos preservar exitosamente material privado y confidencial a largo plazo?
  • Colaboración y desarrollo de competencias 
    • ¿Qué debe incluir el currículo de preservación digital para preparar a los futuros delegados?
    • ¿Cómo podemos colaborar para certificar soluciones y / o sistemas de revisión por pares, capacitación y tecnología?
    • ¿Cómo podemos hacer que la preservación digital sea más inclusiva de las colecciones comunitarias, los esfuerzos de base y los registros de personas de color?
    • ¿Cómo concientizamos y construimos la capacidad de preservación digital para productores de contenido, creadores, investigadores, estudiantes o particulares?
    • ¿Cómo podemos traducir con éxito la riqueza de la literatura y la teoría de la preservación digital para satisfacer las necesidades de información tanto de nuestro dominio como de nuestro vecino?
    • ¿Cómo nos mantenemos al día con el monitoreo tecnológico y los cambios de última generación?
    • ¿Cómo superamos las diferencias de idioma y cultura y creamos una conciencia de preservación digital en los hemisferios occidental y no occidental? ¿Como podemos construir puentes para que el conocimiento y las prácticas se puedan compartir teniendo en cuenta las diferencias en los contextos institucionales, tecnológicos y culturales? 

Presentaciones en papel

Tenga en cuenta que las presentaciones para los documentos iPRES 2018 diferirán de los años anteriores. Sus resúmenes extendidos para los trabajos cortos y completos se recibirán el 15 de febrero. Su resumen no debe tener más de 500 palabras para los trabajos largos, y no más de 250 para los trabajos cortos.


Además del texto de su resumen, su presentación debe incluir: nombre (s) del presentador (es), biografías breves (menos de 100 palabras), título y tema (s) de la conferencia a los que se dirige. Las instrucciones para enviar su resumen en EasyChair estarán disponibles en enero, con suficiente tiempo para la fecha límite del 15 de febrero. Todos los resúmenes de los trabajos recibirán una revisión inicial por pares de al menos 3 revisores. Los remitentes de los resúmenes aceptados serán invitados a preparar y presentar sus documentos para una ronda final de revisión por pares. Invitamos a los resúmenes para dos tipos de trabajos:

  • Los trabajos completos (de 8 a 10 páginas) deben ser novedosos, informando sobre trabajos inéditos.
  • Presentaciones breves en papel (de 3 a 5 páginas) centradas en nuevos desafíos y trabajos en progreso. Todas las contribuciones deben informar sobre esfuerzos novedosos.

Los resúmenes aceptados serán invitados a enviar los trabajos antes del 15 de marzo

Los documentos finales para los resúmenes aceptados se entregarán el 15 de mayo.

Otros tipos de presentación

El 15 de abril y más información detallada sobre la presentación estará disponible en enero de 2018, incluyendo instrucciones detalladas y una plantilla para cada categoría: 

  • carteles y demostraciones * 
  • Sesiones de paneles * 
  • Talleres y tutoriales * 
  • Sesiones de rayos de luz * 
  • Juegos de preservación digital 
  • Gráficos originales de preservación digital 

* Estas presentaciones serán revisadas por pares. 

Nota: Todos los presentadores aceptados deben registrarse para la conferencia.

Procedimientos y premios

Las presentaciones que se aceptan para su inclusión en la conferencia aparecerán en los procedimientos de iPRES 2018 (en formato digital). El procedimiento incluirá: 

  • Texto completo de los trabajos completos y documentos breves.
  • Descripción de los carteles, talleres, tutoriales, paneles y juegos
  • Presentaciones y pósters

Después de las notificaciones de revisión, los autores de los trabajos aceptados tendrán la oportunidad de editar sus presentaciones para los procedimientos finales.


iPRES 2018 reconocerá estas destacadas contribuciones durante una ceremonia el miércoles por la tarde:

  • Mejor papel, completo o corto 
  • Mejor póster 
  • Mejor gráfico (más atractivo, informativo, llamativo) 
  • Juego más popular 
  • Servicio excepcional (reconocimiento de una persona o proyecto por longevidad, por ser un mantenedor, o para una contribución de preservación digital que ha tenido un impacto)

iPRES 2018 Appel à contributions préliminaire

iPRES 2018 BOSTON - Where Art and Science Meet - The Art In the Science & The Science In the Art of Digital Preservation - sera co-accueilli par la Bibliothèque du MIT et la Bibliothèque d’Harvard du 24 au 27 septembre 2018. Aidez-nous à célébrer les 15 premières années d’iPRES, la première conférence internationale sur la préservation et la gestion à long-terme des objets numériques.


La série de conférences vise à dresser, par l’intermédiaire d’un large panel de professionnels et de chercheurs, un tableau de ce qui a été appris par la communauté à propos de l’évaluation des menaces à la préservation numérique. En complément des exposés s’intéressant aux nouvelles applications et aux expériences de terrain, la conférence propose des présentations de posters en rafale, des ateliers de mise en pratique et des tutoriaux d’application des théories sur la préservation numérique.

Cet appel préliminaire à contributions vise à recueillir les résumés de présentations racontant : comment des lacunes ont été comblées au sein d’équipes, la mise en place de nouvelles technologies et le dépassement de barrières face à la mise en place d’une surveillance adaptée des objets, des entitées, des oeuvres et des collections numériques. Soyez créatifs. Soyez inspirants. Soyez incluants. Le thème de l’appel à contributions - Quand la science et l’art se rencontrent - vise à élargir le panel des points de vue et des approches rassemblés sous la bannière de la préservation numérique. En adéquation avec le thème, le comité en charge du programme adoptera les propositions créatives qui démontrent comment la recherche et la théorie impactent et influent directement sur la pratiques, à tous les niveaux. 

Dates importantes

  •  Résumés des présentations attendus le 15 février 2018
  • Les informations et instructions détaillées sur la soumission des papiers seront disponibles en janvier 2018 
  • Les sélectionnés seront invités à soumettre leurs présentations avant le 15 mars
  • Les présentations finalisées seront attendues le 15 mai
  • Toutes les autres proposition sont attendues pour avril 2018


Nous attendons des contributions originales qui montrent les progrès réalisés par votre organisation dans le champ de la préservation numérique: des description de pratiques et des approches informées de modèles scientifiques, des pratiques quotidiennes et des solutions créatives. Nous encourageons spécialement les collaborations avec les producteurs e les personnes extérieures au secteur du patrimoine culturel.

Les contributions devront couvrir le thème de la conférence et celui de son anniversaire et/ou traiter des recherches et des activités liées, en ne se limitant pas aux sujets suivants: 

  • Approches et communautés autour la planification d’une préservation numérique durable
    • Avec l’extension de la complexité des environnements numériques, où sont les limites de nos efforts? Combien pouvons-nous raisonnablement capturer et maintenir selon les standards en vigueur? Jusqu’où pouvons-nous étendre ces capacités?
    • Quels modèles économiques peuvent faciliter la préservation numérique?
    • Quels modèles peuvent être les plus efficaces à travers les institutions et les frontières nationales?
    • Comment avez-vous mis en place des stratégies de préservation numérique? Comment allez-vous les maintenir?
    • Comment avez-vous géré les différents niveaux d’exigence de préservation numérique; ex : les spécificités de certains objets par rapport à l’import et au traitement à grande échelle?
  • Infrastructures technologiques
    • Quelles sont les nouveautés du stockage pour la préservation numérique?
    • Comment soutenons-nous les technologies ouvertes pour la préservation numérique?
    • Quelles sont les implications environnementales et systémiques de ce que nous avons priorisé pour le stockage à long terme?
    • Comment travaillons-nous efficacement sur le maintien des technologies entre équipes et au sein de services partagés?
    • Quels problématiques technologiques nécessitent des développement communautaires ou commerciaux additionnels?
    • Comment maximisons-nous l’utilisation des technologies différentes et/ou complémentaires pour tenir l’ensemble de nos exigences en terme de préservation numérique?
  • Bilan des leçons apprise au sein et entre les domaines
    • Quels impacts a la mise en place d’une préservation numérique sur les grandes institutions, la communauté et/ou l’état?
    • Quels approches ont été choisies dans les autres domaines que la patrimoine culturel pour la préservation de l’héritage sur un large panel de médias? 
    • Comment pouvons-nous mettre en relation les efforts fait pour la gestion des données de la recherche et le libre accès (Open Access) dans des programmes de préservation numérique?
    • Quels sont les échecs en préservation numérique ayant conduit à de nouvelles approches?
    • Comment pouvons-nous préserver efficacement les matériaux privés et confidentiels à long terme?
  • Collaborations et développements de compétences
    • Que doit inclure le parcours pédagogique en préservation numérique pour préparer les futurs professionnels?
    • Comment collaborons-nous efficacement à la certification de solutions et/ou à la mise en place de système de revue entre pairs, à la formation et au développement de technologies?
    • Comment pouvons-nous rendre la préservation numérique plus inclusive des collections communautaires, des productions populaires et des archives des gens de couleur?
    • Comment pouvons-nous attirer l’attention et accompagner le développement de capacités propres en préservation numérique chez les producteurs, créateurs, chercheurs, étudiants et les personnes privées?
    • Comment pouvons-nous efficacement traduire l’étendue de la littérature et de la théorie en préservation numérique pour remplir le besoin d’information de notre propre domaine et celui des domaines voisins?
    • Comment maintenons-nous le rythme de notre veille technologique et du suivi des nouveautés?
    • Comment pouvons-nous dépasser les différences culturelles et linguistiques et sensibiliser à la préservation numérique au sein de l’occident et à l’extérieur? Comment pouvons-nous construire des ponts pour que le savoir et les pratiques soient partagés, en tenant compte des différences institutionnelles, technologiques et culturelles? 

Soumission des contributions

Veuillez noter que la soumission des contributions pour iPRES 2018 sera différente de celle des années précédentes. Votre résumé complet pour une présentation courte ou longue sera attendu pour le 15 février. Votre résumé ne doit pas dépasser 500 mots pour les présentations longues, ou 250 mots pour les présentations courtes. En complément de votre résumé, votre contribution devra contenir : le(s) nom(s) de(s) orateur(s), une brève biographie (moins de 100 mots), un titre et le(s) thème(s) de la conférence dont traite votre présentation. Les instructions pour la soumission de votre contribution en EasyChair seront disponibles en janvier, en tant voulu pour la date limite fixée au 15 février.


Toutes les contributions seront revues par au moins 3 pairs. Les soumettants de résumés acceptés seront ensuite invités à préparer et soumettre leurs présentations pour une dernière revue par les pairs. Nous acceptons les résumés pour deux types de présentations:

  • Une présentation longue (8 à 10 pages) qui doit être novatrice, traitant de travaux non-publiés jusqu’alors.
  • Une présentation courte (3 à 5 pages) traitant de nouveaux enjeux et de travaux en cours. Toutes les contributions doivent présenter un effort d’innovation.

Les résumés acceptés seront invités à soumettre une version complète pour le 15 mars.

Les versions finalisées des résumés acceptés seront attendues pour le 15 mai.

Autres types de contributions - informations à venir prochainement

Tous les autres types de contributions seront auront pour date de rendu le 15 avril et plus d’informations sur la façon de contribuer seront rendues disponibles en janvier 2018, avec des instructions détaillées pour chaque catégories:

  • Posters et démonstrations
  • Tables rondes*
  • Ateliers et tutoriaux*
  • Présentations éclair*
  • Jeux sur la préservation numérique 
  • Oeuvres originales sur la préservation numérique 

*Ces contributions seront revues par des pairs.

Note : tous les intervenants acceptés devront s’inscrire à la conférence. 

Rapport et prix

Les contributions acceptées pour la conférence seront incluses dans le rapport de iPRES 2018 (sous forme numérique). Le rapport inclura:

  • Le texte complet des présentations courtes et longues
  • La description des posters, ateliers, tutoriaux, tables rondes et jeux
  • Les diapositives de présentation et les images des posters

Après la notification de la revue, les auteurs des papiers acceptés auront la possibilité d’éditer leurs contributions en vue du rapport final.


iPRES 2018 reconnaitra les contributions exceptionnelles lors d’une cérémonie le mercredi après-midi:

  • Meilleure présentation (courte ou longue)
  • Meilleur poster
  • Jeu le plus populaire
  • Contribution exceptionnelle (reconnaissant une personne ou un projet pour sa longévité, pour un développeur de solution ou pour toute contribution ayant eu un impact dans le champ de la préservation numérique)